AI自动保存Gmail收据到Google Sheets工作流

这个工作流非常适合：

– 自由职业者、企业主和财务团队，他们通过Gmail接收收据
– 自动记录税务、记账和年终审计的费用

## 这个工作流解决了什么问题？

当报税季来临时，丢失收据会引发恐慌。

这个工作流将所有内容集中在一个地方。它使用AI从Gmail附件中提取详细信息，将它们记录在Google Sheets中，并将PDF文件存储在Google Drive中。

无需搜索。无需复制。一切都井然有序。

## 它是如何工作的？

1. 将标签”receipt”应用到任何传入的Gmail邮件。不要将其标记为已读。

2. 按计划（例如每天上午8:00）触发工作流。

3. 搜索带有”receipt”标签的未读邮件。

4. 对于每个匹配的邮件，下载附加的收据文件。

5. 从收据文件中提取文本内容。

6. 将原始收据文件上传到Google Drive中的指定文件夹。

7. 将提取的文本与邮件元数据合并。

8. 将此组合数据发送到OpenAI。

9. OpenAI提取结构化字段：
– 日期
– 商家
– 类别
– 描述
– 小计
– 税费
– 总计

10. 提取的数据作为新行附加到特定的Google Sheets中。

11. 最后，将邮件标记为已读，以防止再次处理。

## 如何设置？

1. 在n8n凭据中连接这些服务：
– Gmail (OAuth2)
– Google Drive
– Google Sheets
– OpenAI

2. 配置Google Drive上传：
– 在”Upload File”节点中，选择您想要存储收据PDF的目标文件夹。

3. 设置执行计划：
– 打开”Schedule Trigger”节点并选择何时运行（默认是每天上午8:00一次）。

4. 选择您的Google Sheets和标签页：
– 在”Append to Google Sheet”节点中，选择您的文档和标签页
– 确保表格包含以下列：
Date, Merchant, Category, Description, Subtotal, Tax, Total

## 如何根据您的需求自定义此工作流？

– 更改Gmail标签或搜索过滤器以匹配您的需求。
– 修改OpenAI架构以提取其他字段，如货币、项目或备注。