## 工作流概述
这个n8n工作流专为项目经理、团队负责人和代理机构设计，能够自动监控多个客户的项目完成状态，并在达到特定里程碑时发送通知。
## 目标用户
– 项目经理
– 团队负责人
– 代理机构
## 工作流功能
该工作流通过连接Airtable项目数据库与Motion任务管理系统，自动跟踪项目进度。它监控活跃项目中的特定任务，并在关键里程碑完成时触发电子邮件通知。系统设计为同时处理多个项目，并可根据各种通知触发器进行自定义。
## 工作原理
工作流遵循结构化的监控流程：
**数据检索**：从Airtable获取项目信息（项目名称和Motion工作区ID）
**Motion集成**：使用HTTP请求连接到Motion API以检索项目详情
**项目筛选**：仅识别状态为”Todo”且名称包含”SEO”的活跃项目
**任务监控**：检查特定已完成的任务（例如”集成博客文章”）
**条件通知**：仅当目标任务标记为”已完成”时发送电子邮件提醒
**数据库更新**：使用最后通知时间戳更新Airtable
## 技术要求
– Airtable账户（包含项目数据库）
– Motion账户（具有API访问权限）
– Gmail账户（用于电子邮件通知）
– Motion API的HTTP请求认证
## 设置步骤
### 步骤1：配置Airtable数据库
确保您的Airtable包含以下字段：
– 项目名称：要监控的项目名称
– Motion工作区ID：Motion API调用的工作区标识符
– 状态 – 编辑日历：项目状态字段（设置为”活跃”用于活跃项目）
– 最后发送 – 编辑日历：通知频率的时间戳跟踪
– 电子邮件地址：客户和团队成员联系信息
### 步骤2：设置API凭据
在n8n中配置以下认证：
– Airtable个人访问令牌：用于数据库访问
– Motion API：Motion集成的HTTP标头认证
– Gmail OAuth2：用于发送电子邮件通知
### 步骤3：配置Motion API集成
– 基础URL：使用Motion API v1端点
– 项目检索：使用工作区ID参数获取项目
– 任务监控：搜索特定任务名称和完成状态
– 自定义筛选：目标项目名称包含”SEO”且状态为”Todo”
### 步骤4：自定义调度
– 默认调度：每月10-31日上午8点运行
– Cron表达式：0 8 10-31 * *（根据需要修改）
– 频率选项：可调整为每周、每日或自定义间隔
### 步骤5：设置电子邮件通知
配置Gmail设置：
– 收件人：项目经理、客户和协作者
– 主题行：包含项目名称和月份的动态格式
– 消息模板：带有专业签名的HTML格式电子邮件
– 发件人名称：可自定义的组织名称
## 工作流定制
### 单项目多任务监控
要适应监控一个项目中的多个不同任务：
– 修改筛选条件以定位您的特定项目
– 为不同的任务名称添加多个HTTP请求
– 为每种任务类型创建条件分支
– 为每个任务设置不同的通知模板
### 多项目定制
– 数据库字段：在Airtable中添加自定义字段以支持不同的项目类型
– 筛选逻辑：修改条件以匹配您的项目分类
– Motion工作区：支持每个客户的多个工作区
– 通知规则：为每个项目设置不同的通知频率
### 替代通知方法
用以下方式替换或补充Gmail：
– Slack通知：发送更新到团队频道
– Discord集成：提醒开发团队
– SMS通知：紧急里程碑提醒
– Webhook集成：连接到自定义内部系统
– Teams通知：企业通信
### 任务监控变体
– 多种任务类型：监控不同的里程碑（设计、开发、测试）
– 任务依赖关系：检查先决任务的完成情况
– 进度跟踪：监控任务完成百分比
– 截止日期监控：提醒即将到来的截止日期
## 条件逻辑功能
### 智能筛选系统
– 活跃项目检测：仅处理标记为”活跃”的项目
– 基于日期的筛选：使用时间戳比较防止重复通知
– 状态验证：在发送通知前确认任务完成
– 项目类型筛选：目标特定项目类别（此示例中的SEO项目）
### 通知频率控制
– 每月通知：通过跟踪最后发送日期防止垃圾邮件
– 条件执行：仅在实际完成任务时发送电子邮件
– 数据库更新：自动记录通知时间戳
– 循环管理：顺序处理多个项目
## 结果解释
### 自动化监控结果
– 项目状态跟踪：实时监控活跃项目
– 里程碑通知：关键任务完成时立即提醒
– 数据库同步：自动更新通知记录
– 团队协调：确保所有利益相关者了解进度
### 电子邮件通知内容
每个通知包括：
– 项目识别：清晰的项目名称和上下文
– 完成确认：已完成的特定任务
– 日历参考：编辑日历或项目资源的链接
– 专业格式：带有公司签名的品牌电子邮件模板
– 行动项目：收件人的明确后续步骤
## 应用场景
### 代理项目管理
– 客户交付物跟踪：监控内容何时准备好供客户审查
– 里程碑通知：阶段完成时提醒团队
– 质量保证：确保所有交付物满足完成标准
– 客户沟通：项目进度的自动更新
### 编辑工作流管理
– 内容发布：跟踪文章何时集成到网站中
– 编辑日历：监控内容创建和发布计划
– 团队协调：通知作者、编辑和发布者状态变更
– 客户批准：内容准备好审查时提醒客户
### 开发项目跟踪
– 功能完成：监控开发里程碑何时达成
– 测试阶段：跟踪QA完成和部署准备情况
– 客户交付：为UAT和启动阶段自动化通知
– 团队同步：让所有利益相关者了解进度
## 工作流限制
– Motion API依赖：需要稳定的Motion API访问和适当的认证
– 单任务监控：每次执行跟踪一种特定任务类型
– 仅电子邮件通知：默认设置使用Gmail（易于扩展）
– 每月频率：设计用于每月通知（可自定义）
– 项目命名依赖：基于特定命名约定的筛选
– 手动配置：需要为每种新项目类型或工作区进行设置
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