从Airtable到QuickBooks的自动化费用报告工作流

## 这个工作流适合谁？
– 会计师和簿记员
– 小企业主
– 财务团队
– 运营经理

## 工作流程

### 1. 新费用触发
当Airtable数据库中添加新的费用记录时，工作流自动启动。

### 2. 审批过滤
检查费用状态字段是否标记为”Approved”。未批准的项目将被忽略。

### 3. 在QuickBooks中创建费用
对于每个已批准的项目，工作流在QuickBooks中创建新的费用记录，直接从Airtable映射数据，如金额、日期、供应商和账户。

### 4. 下载并上传收据
从Airtable中提供的URL下载收据，并将其作为附件上传到QuickBooks中相应的费用记录。

### 5. 更新Airtable状态
一旦费用和收据成功记录在QuickBooks中，工作流将Airtable中的记录状态更新为”Done”，完成闭环。

## 设置说明

### 1. Airtable配置
– 创建一个包含费用表的Airtable数据库
– 确保您的表包含以下列：Status、Receipt URL、Amount、Date、Memo、QBO Vendor ID、QBO Expense Account ID、QBO Payment Account ID
– 将您的Airtable账户连接到n8n
– 在Airtable Trigger、Search records和Update record节点中，选择您的凭据并指定您的Base ID和Table ID

### 2. QuickBooks配置
– 使用OAuth2凭据将您的QuickBooks账户连接到n8n
– 在QBO-Create Expense和QBO-Upload File节点中，将URL中的{YOUR_QUICKBOOKS_COMPANY_ID}替换为您的实际QuickBooks公司ID
– 确保Airtable记录中的Vendor ID和Account ID与QuickBooks账户中的有效ID对应

### 3. 激活工作流
保存工作流并将”Active”开关切换到ON。您的费用管理现在已完全自动化！

## 联系我们
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