## 👤 适用对象
此工作流专为员工提交差旅费用报销而设计。它自动化了从收据/发票中提取数据、记录到Google表格，并通过电子邮件通知财务团队的过程。
**理想用户：**
– 提交差旅费用报销的员工
– 审核差旅相关报销的人力资源或管理员
– 负责处理报销的财务团队
## ⚙️ 工作原理 / 功能描述
1. 员工提交包含差旅信息（姓名、部门、目的、日期）的表单，并上传一个或多个收据/发票（PDF）
2. 上传的文件保存到Google Drive进行记录
3. 每个PDF传递给DocClaim Assistant代理，该代理使用GPT-4o和结构化解析器提取结构化发票数据
4. 数据被转换并格式化为标准JSON结构
5. 执行两条并行路径：
– 发票记录附加到Google表格进行集中跟踪
– 生成详细的HTML电子邮件，总结差旅和费用，并发送给财务部门进行报销处理
## 🛠 设置方法
**创建表单以捕获：**
– 员工姓名
– 部门
– 差旅目的
– 起始日期/结束日期
– 收据/发票文件上传（多个PDF）
**配置文件上传节点**将文件存储在特定的Google Drive文件夹中
**设置DocClaim代理**使用：
– GPT-4o或任何具有文档分析能力的LLM
– 用于标准化提取收据数据的输出解析器（例如供应商、总额、税金、日期）
**将提取的数据转换为结构化报销记录**（代码节点）
**路径1：** 将记录保存到Google表格（每行一个费用）
**路径2：**
– 将员工+报销数据格式化为动态HTML电子邮件
– 使用发送电子邮件节点通知财务部门（例如finance@yourcompany.com）
## ✅ 要求
– Jotform账户，设置费用表单
– n8n运行并访问：
– Google Drive API（用于文件上传）
– Google Sheets API（用于记录费用）
– 电子邮件节点（SMTP或Gmail用于发送）
– GPT-4o或等效的具有文档解析能力的LLM
– 格式清晰的PDF发票
– 用于报销跟踪的共享Google表格
– 可选：财务团队的共享收件箱
## 🧩 如何自定义工作流
– **添加审批步骤：** 在财务之前将电子邮件路由给经理
– **附加原始PDF：** 在电子邮件中包含上传的文件作为附件
– **本地化为其他语言：** 调整表单标签、电子邮件内容或解析器提示
– **同步到ERP或会计系统：** 将Google表格替换为QuickBooks、Xero等
– **设置限制/验证：** 强制执行每次差旅的最大报销金额或提交前的必需字段
– **自动标记费用：** 添加类别（例如差旅、住宿）以进行更好的报告
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