Microsoft Outlook AI 邮件助手

先决条件
1. Microsoft 365 登录凭据
提供您的 Office 365 凭据以连接 Outlook。
2. Monday.com
生成 API 令牌并拥有包含您联系信息的看板。
3. Airtable
获取 API 密钥（或个人访问令牌）并设置一个基础来存储：
联系人（由 Monday.com 同步填充）。
规则和类别（由 AI 邮件助手使用）。
使用此 Airtable 基础作为模板：Airtable AI 邮件助手模板。定义您自己的规则、类别和删除规则。
4. OpenAI API 密钥
如果您还没有 OpenAI 账户，请注册。
在 OpenAI API 密钥处生成新的 API 密钥。

系统功能
1. 每日联系人同步（Monday.com → Airtable）
每天运行一次，从 Monday.com 拉取最新联系人并将其存储或更新到 Airtable 中。
2. AI 邮件分类和优先级排序
使用过滤器获取 Outlook 邮件。
清理和处理邮件内容。
将邮件与 Airtable 中的已知联系人匹配。
使用 AI 代理对邮件进行分类、分类和优先级排序。
根据 AI 结果更新 Outlook 类别和重要性。
与 Airtable 规则和类别检索并行运行，实现实时决策。

工作流 1：每日联系人同步（Monday.com → Airtable）
目的
通过每天从 Monday.com 拉取新的或更新的联系人数据，保持 Airtable 的联系人表最新。

步骤

计划触发器
按设定的时间间隔（每天）运行以启动联系人同步。

Monday.com：获取联系人
从您存储联系人详细信息的 Monday.com 指定看板/列中读取。

Airtable – 联系人
将获取的 Monday.com 数据插入或更新到 Airtable 的联系人表中。
确保每日更新反映 Monday.com 的更改。

结果
Airtable 中有一个合并的联系人列表，准备好用于 AI 邮件分类。

工作流 2：分类和优先级排序 Outlook 邮件
目的
获取 Outlook 邮件，清理和处理其内容，将发件人与已知联系人匹配，并使用 AI 对它们进行分类和优先级排序。

步骤
1. 使用过滤器获取 Outlook 邮件
触发器：计划（检查邮件计划触发器）或手动（测试工作流）。
Outlook 过滤器：
未标记（flag/flagStatus == ‘notFlagged’）。
未分类（not categories/any()）。

🔹 结果：一批新的、未处理的邮件准备好进行处理。

2. 清理邮件
转换为 Markdown：去除 HTML 标签并规范化格式。
邮件消息处理：允许手动删除签名、免责声明或额外内容。

🔹 结果：一封干净的、适合 AI 分类的邮件。

3. 匹配联系人
循环处理邮件：遍历每封邮件。
联系人查找：检查 Airtable 的联系人表（每日更新）。
合并数据：使用已知的客户、供应商或内部团队信息丰富邮件内容。

🔹 结果：增强的邮件上下文用于 AI 处理。

4. AI 代理进行分类和优先级排序
检索规则和类别
并行从 Airtable 读取规则、类别和删除规则。
AI：分析邮件（工具代理）
使用邮件文本、发件人信息和规则构建结构化的 AI 提示。
OpenAI 聊天模型
处理 AI 提示并输出：
类别
子类别（可选）
优先级级别
简短理由
结构化输出解析器
确保 AI 响应是有效的 JSON 格式。

🔹 结果：
每封邮件都使用 AI 驱动的逻辑进行标记、分类和优先级排序。

5. 设置 Outlook 类别和重要性
设置类别：使用分配的类别更新 Outlook。
检查优先级条件（If 节点）：
如果需要操作或来自 VIP，则标记为高优先级。
设置重要性：更新邮件在 Outlook 中的重要性标志。

🔹 结果：
Outlook 根据 AI 建议更新了类别和重要性。

并行处理：检索规则和类别
与邮件分类工作流并行运行。
确保在 AI 处理之前 Airtable 基于的规则可用。
步骤
Airtable：获取规则和类别
从 Airtable 获取规则、类别和删除规则。
删除规则（可选）
如果匹配删除规则，则删除邮件。

🔹 结果：
一个动态的、可更新的规则系统，确保邮件得到正确处理。

最终结果
每日联系人同步保持联系人最新。
AI 驱动的邮件工作流确保智能分类。
Outlook 自动更新 AI 生成的类别和重要性。

这个自动化系统节省时间，确保高效的收件箱管理，并允许通过 Airtable 自定义规则。