自动将QuickBooks发票PDF保存到Google Drive

这个由Intuz提供的n8n模板提供了一个完整的自动化解决方案，用于安全文档归档。它能够自动将新的QuickBooks发票PDF直接保存到Google Drive，创建一个可靠的备份系统。为了完美组织，工作流使用发票中的关键词（如客户名称或发票编号）来动态命名PDF文件，确保您拥有完整且易于搜索的财务记录。

## 使用场景

1. **自动化文档归档**：消除下载和保存发票的手动工作。一次性设置，自动运行。

2. **合规性与审计**：维护一个干净、按时间顺序排列且独立的已发出发票记录，便于审计时轻松访问。

3. **安全备份**：在您自己的云存储中创建关键财务文档的冗余安全备份。

4. **增强团队访问**：与需要访问发票但不需要完整QuickBooks账户的会计师、簿记员或团队成员共享Google Drive文件夹。

## 工作原理

1. **实时发票触发**：工作流在您的QuickBooks账户中创建新发票时立即启动。配置的webhook向n8n发送通知，立即启动自动化流程。

2. **获取发票元数据**：工作流使用来自webhook的发票ID检索完整的发票详细信息，例如客户名称和交易日期。此信息将在后续步骤中使用。

3. **生成发票PDF**：关键的HTTP Request节点直接向QuickBooks进行API调用，请求发票的PDF版本。这确保归档文档是官方格式化的PDF，与QuickBooks中的显示完全一致。

4. **上传并归档到Google Drive**：最终节点获取二进制PDF数据并将其上传到您指定的Google Drive文件夹。它动态命名文件以便于识别（例如，CustomerName_TransactionDate.pdf），创建完美组织和可搜索的归档。

## 设置说明

要使此工作流运行，请按照以下关键设置步骤操作：

1. **凭据**：
– QuickBooks：将您的QuickBooks账户凭据连接到n8n。
– Google：使用OAuth2凭据连接您的Google账户，并确保启用Google Drive API。

2. **QuickBooks Webhook配置**：
– 首先激活此n8n工作流以使webhook URL生效。
– 从QuickBooks Webhook节点复制生产URL。
– 在您的Intuit开发者门户中，转到应用程序的webhooks部分，粘贴URL，并订阅发票创建事件。

3. **节点配置**：
– 获取发票和生成PDF文件：这些节点将自动使用您配置的QuickBooks凭据。
– 上传文件（Google Drive）：在此节点的参数中，您必须选择要保存发票的文件夹ID。

## 支持

如果您需要帮助设置此工作流或需要根据您的特定用例定制版本，请随时联系模板作者：
– 网站：https://www.intuz.com/services
– 邮箱：getstarted@intuz.com
– LinkedIn：https://www.linkedin.com/company/intuz
– 开始使用：https://n8n.partnerlinks.io/intuz

## 自定义工作流自动化

点击此处-开始使用