自动化Airtable到QuickBooks和Stripe的客户管理与开票工作流

这个n8n工作流实现了一个完整的自动化客户管理和开票系统，将Airtable、QuickBooks和Stripe无缝集成。当Airtable中的交易状态变为”批准开票”时，工作流会自动处理客户数据同步、发票生成和支付链接创建。

## 工作流程详解

### 第一阶段：数据触发与状态检查

**Airtable Trigger** – 监控Airtable表中”Created”列的变化，当有新数据添加时触发工作流。

**Search records** – 从指定Airtable表中检索所有记录，为后续处理提供完整数据基础。

**IF – Status Check** – 检查记录状态是否为”Approved for Invoicing”，只有符合条件的记录才会继续处理流程。

### 第二阶段：QuickBooks客户管理

**QuickBooks – Find Customer** – 根据客户显示名称在QuickBooks中查找现有客户。

**IF – Customer Exists?** – 判断客户是否已存在于QuickBooks中：
– 如果不存在，触发创建新客户
– 如果存在，直接合并客户数据

**Create a customer** – 在QuickBooks中创建新客户，使用Airtable中的客户名称和邮箱信息。

**Merge QBO Customer** – 合并现有客户和新创建客户的数据，确保数据统一性。

### 第三阶段：Stripe客户管理

**If – Stripe Customer Id** – 检查Airtable中是否已存在Stripe客户ID。

**Stripe – Find Customer** – 根据Stripe客户ID在Stripe中查找客户记录。

**IF – Stripe Customer Exists?** – 判断Stripe客户是否存在：
– 如果不存在，创建新的Stripe客户
– 如果存在，直接合并客户数据

**Stripe – Create Customer** – 在Stripe中创建新客户，使用客户名称和邮箱地址。

**Merge Stripe Customer** – 合并Stripe客户数据，为后续处理做准备。

### 第四阶段：数据同步与更新

**Search records by email** – 根据邮箱地址在Airtable中搜索完整记录。

**Update Quickbooks and Stripe Customer Ids** – 更新Airtable记录，添加QuickBooks客户ID和Stripe客户ID。

### 第五阶段：支付与发票处理

**Generate Payment Links** – 通过HTTP请求向Stripe API发送POST请求，基于价格ID和数量生成支付链接。

**Get all Quickbook products** – 通过HTTP请求获取QuickBooks中的所有产品信息。

**Filter and Return product details** – 运行自定义代码，筛选并返回与Airtable数据匹配的产品详细信息。

**Create an invoice** – 在QuickBooks中创建发票，包含客户信息、产品详情和金额计算。

### 第六阶段：最终更新与完成

**Update Stripe Payment Link and Quickbooks Invoice #** – 更新Airtable记录，添加Stripe支付链接和QuickBooks发票编号，并将状态更新为”Invoiced”。

**Workflow Completed** – 工作流成功完成标记。

## 技术特点

– **多平台集成**：无缝连接Airtable、QuickBooks和Stripe
– **智能决策**：通过多个IF节点实现条件处理逻辑
– **数据同步**：确保三个平台间的客户数据一致性
– **自动化开票**：从数据触发到发票生成的完整自动化流程
– **错误处理**：包含优雅退出机制，防止未批准记录的错误处理

## 应用场景

– 中小企业的自动化开票系统
– 销售团队的客户管理自动化
– 电商平台的订单处理和发票生成
– 服务型企业的客户数据同步