员工报销自动化工作流：智能处理报销申请

员工通过电子邮件提交收据，经理陷入审批链，财务团队花费数小时检查重复项、更新表格和发送跟进邮件。

因此，我们实现了自动化。

使用n8n，我们构建了一个智能员工报销工作流，只需几次点击即可完成所有操作。

工作流程如下：
当员工上传收据时，工作流首先检查重复项。
如果文件是新的，它会立即上传到Google Drive。
接下来，生成唯一的跟踪ID – 无需手动输入，没有错误。
然后，所有详细信息实时记录在Google Sheets中，准备存档。
最后，财务团队收到包含处理付款所需所有信息的电子邮件通知 – 无需追踪，没有遗漏信息。

影响如何？
我们将处理时间减少了70%以上，将错误率降至几乎为零，并使整个流程对员工和财务都无压力。

这不仅仅是自动化 – 这是让人们的时间回归。

## 工作流节点详解

### 表单提交 (Form Trigger)
– 收集员工报销申请信息
– 包含员工姓名、ID、邮箱、报销金额、账单性质和上传文件

### 重复检查流程
– **Search_Bill**: 在Google Drive中搜索已存在的账单文件
– **if Bill Exists**: 条件判断文件是否已存在
– **Download Existing Bill**: 下载现有账单文件
– **Upload_Bills**: 上传新账单文件到Google Drive

### 智能处理流程
– **Download_Bills**: 下载账单文件进行处理
– **MergeInputs**: 使用OpenAI GPT-4o-mini分析账单图像内容
– **Validate False Claims**: 验证报销金额与账单总额是否匹配

### 结果处理分支
– **If**: 条件判断是否为虚假报销
– **Mail Invalid Claim**: 发送无效报销通知邮件
– **Add Request**: 将有效报销添加到Google Sheets
– **Mail Valid Claim**: 发送有效报销确认邮件

## 技术特点
– 使用AI技术自动提取账单信息
– 实时数据同步到Google Sheets
– 自动邮件通知系统
– 智能重复检测机制