自动化员工差旅费用报销系统：基于Jotform、OpenAI和Google Sheets的智能工作流

这个n8n工作流构建了一个完整的自动化员工差旅费用报销系统，通过Jotform表单收集数据，利用OpenAI AI智能解析发票，并在Google Sheets中记录，最后通过Gmail发送报销申请给财务团队。

## 核心功能模块

### 1. 表单触发与文件处理
– **Jotform Trigger**: 作为工作流的起点，接收员工提交的差旅费用报销表单
– **Handle multiple files**: 处理多个上传的收据和发票文件

### 2. 文件存储与记录
– **Upload file**: 将上传的发票文件自动保存到Google Drive指定文件夹
– **Transform invoice record**: 转换发票记录格式
– **Append row in sheet**: 将发票信息追加到Google Sheets中进行跟踪记录

### 3. AI智能发票解析
– **Extract from File**: 从PDF文件中提取文本内容
– **GPT (OpenAI)**: 使用GPT-4.1-mini模型进行智能文本处理
– **Document Extractor**: AI代理智能解析收据和发票的关键信息
– **Structured Output Parser**: 将AI解析结果转换为结构化JSON格式

### 4. 数据整合与邮件生成
– **Transform Output**: 整合员工信息和所有解析的支出数据
– **Create HTML Email Template**: 生成专业的HTML格式邮件模板
– **Send a message (Gmail)**: 将完整的报销申请发送给财务团队

## 技术优势

✅ **全自动化处理** – 从表单提交到邮件发送完全自动化
✅ **AI智能解析** – 利用OpenAI准确提取发票关键信息
✅ **云端集成** – 无缝集成Google Drive、Google Sheets和Gmail
✅ **结构化数据** – 所有数据都以标准化JSON格式存储
✅ **错误恢复** – 包含条件检查和实时更新确保可靠性

## 应用场景

这个工作流特别适用于：
– 企业员工差旅费用报销管理
– 财务部门的自动化审批流程
– 多部门协作的费用跟踪系统
– 需要AI智能文档处理的业务场景